10 tips voor beginnende managers

4 augustus 2016 Leave a comment

Je bent net manager geworden. Wat kun je doen om je medewerkers voor je te winnen, de stress de baas te blijven en problemen te overwinnen? Kortom: wat kun je doen om het beste uit jezelf te halen als beginnend manager..

1. Praat met je medewerkers

Door meteen gesprekken te voeren met medewerkers over de wederzijdse verwachtingen, zijn problemen te voorkomen. Geef aan wat jouw rol als leidinggevende zal zijn, welke doelen je wilt bereiken, hoe je te werk gaat. Dan is duidelijk wat mensen kunnen verwachten en zo voorkom je eventuele teleurstellingen van hun kant. Dit is ook het moment om aan te geven wat jij van je medewerkers verwacht, zodat daar op voortgebouwd kan worden tijdens functioneringsgesprekken.

2. Zorg dat je duidelijk en eerlijk communiceert

Een goede manager volgt een duidelijke koers. In de communicatie kan daar feitelijke kennis bij helpen. Zo zijn er technieken te leren voor het voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken: hoe bouw je een gesprek op, welke fases kun je onderscheiden, hoe kun je concreet blijven, hoe stuur je mensen bij zonder ze tegen de haren in te strijken?

3. Laat je vakmanschap los

Het gebeurt vaak dat mensen vanuit een uitvoerende baan binnen een bedrijf doorstromen naar een eerste managementfunctie. In die situatie is het belangrijk om afstand te nemen van de oude werkzaamheden. Want ook al weet je precies hoe de medewerkers iets moeten aanpakken en wil je ze graag helpen, ze moeten ongestoord hun eigen manier van werken kunnen vinden.

4. Leer delegeren

Doe geen dingen die een medewerker moet doen. Pak alleen de voor jouw functie noodzakelijke werkzaamheden op en delegeer zoveel mogelijk. Delegeren helpt namelijk om de juiste prioriteiten te stellen en de dingen in één keer goed te doen in plaats van veel dingen half omdat je niets los kunt laten.

5. Wees nieuwsgierig naar mensen en gewoontes

Als je dan toch iets wilt doen, oriënteer je dan op de problemen en roddels op de afdeling. Vraag verder door over dat kleine incident op de afdeling, over de huilbui van de secretaresse en over het waarom van bepaalde gebruiken. Zo toon je belangstelling voor de mensen en krijg je een beter inzicht in de achtergrond van problemen. Dan is het gemakkelijker om adequaat in te grijpen wanneer er iets misgaat.

6. Speel de baas

Vrienden maken en houden op je afdeling is goed, maar als manager heb je een andere positie dan als collega. Te sterke persoonlijke banden maken het moeilijk om knopen door te hakken. Neem dus wat afstand, en ga bijvoorbeeld niet altijd mee met de lunch. En: sommige problemen op het werk zijn ook goed te bespreken met mensen van buiten de werkvloer.

7. Stel je flexibel op

Misschien heb je een duidelijke opvatting over hoe alles onder jouw verantwoordelijkheid gaat lopen. Maar pas op, want managers die te sterk vasthouden aan eigen ideeën, eindigen gebroken. Als je merkt dat medewerkers grote weerstand hebben tegen je aanpak, of dat je plan niet lukt, stel je dan flexibel op en gooi het over een andere boeg.

8. Leer omgaan met spanning en stress

Bij het ontstaan van stress-situaties is de wijze waarop je reageert van groot belang. Mensen met een overdreven perfectionistische instelling lopen meer risico op een burnout dan anderen, doordat ze gefrustreerd raken op het moment dat ze een fout maken. En fouten maakt nu eenmaal iedereen. Ook mensen die het belangrijk vinden dat iedereen ze aardig vindt, krijgen het als manager moeilijk. Want je zult als manager soms maatregelen moeten nemen die niet populair zijn. Accepteer dus alvast dat je fouten gaat maken en dat je soms impopulair bent, dan heb je minder last van stress, en blijf je gezonder.

9. Gun jezelf de tijd te leren

De meeste beginnende managers twijfelen of ze het wel goed doen in hun nieuwe rol. Het liefst hebben ze meteen overal een oplossing voor. Maar het duurt even voordat je alle regels van het nieuwe spel kent, en het managen goed aanvoelt. Maak jezelf niet onzekerder dan je al bent en neem de tijd om te leren. Als je wilt weten hoeveel inwerktijd gebruikelijk is, ga dan eens praten met iemand die ervaring heeft in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld met je voorganger: die zal zich gevleid voelen als je hem of haar om raad vraagt.

10. Train je eigen moeilijke situaties

Over goed management is meer te vertellen dan tien korte tips, ook omdat iedere situatie anders is. De ene manager loopt tegen heel andere problemen aan dan de andere, door omstandigheden en door persoonlijke karaktertrekken. Het kan verstandig zijn een managementtraining te volgen, waarbij wordt ingespeeld op individuele vragen. In de training Beginnen met leidinggeven van Schouten en Nelissen bijvoorbeeld, staat centraal wat de manager zelf als moeilijk ervaart. Aan die specifieke punten wordt gewerkt via rollenspellen, het uitwisselen van ervaringen, via een discussie of door het behandelen van theorie.