5 tips om het beste te maken van je flexplek

26 oktober 2020 Leave a comment

Wanneer niemand een vaste plek heeft op kantoor, zoals dat bij de meeste bedrijven op dit moment het geval is, kan dat veel extra stress geven. Zeker als je inhoudelijk werk moeten doen, waarvoor acht uur per dag concentratie nodig is. Wat als je je stelselmatig niet kunt concentreren op je huidige flexplek? Drie HRM-adviseurs geven vijf tips om hiermee om te gaan tijdens periodes op kantoor en wanneer je thuis werkt.

1. Wie niet waagt, die niet wint

Kun je vragen om een vaste werkplek op een rustige plek? Ook als dat eigenlijk niet het beleid is? ‘Daar kun je zeker om vragen’, zegt P&O-adviseur Tamara Baars van ArtEZ. ‘Verwacht niet dat het verzoek meteen juichend ontvangen wordt als een flexplek het beleid is. Onderbouw je verzoek daarom goed met argumenten. En denk ook mee in oplossingen. Misschien kun meer thuiswerken? Als je taken hebt waarvoor veel concentratie nodig is, zal je werkgever begrijpen dat enige rust noodzakelijk is.’

2. Gun de nieuwe situatie wat tijd

‘Het kan lastig voor een manager zijn om voor jou als enige iets te regelen, omdat de kans dan aanwezig is dat andere collega’s eenzelfde behandeling willen en dit moeilijk te realiseren is’, zegt HR-teamleider Cynthia van Tilborg-Felling van ADP Nederland. ‘Mogelijk moet niet alleen jij, maar ook je collega’s wennen aan de nieuwe situatie. Denk daarom samen over mogelijke oplossingen na. Je leidinggevende kan het onderwerp vervolgens als agendapunt noteren voor het volgende (digitale) werkoverleg met het managementteam of de HR-afdeling. Zo maak je je werkomgeving bespreekbaar en maximaliseer je de kans dat je deze na verloop toch als prettig gaat ervaren. Misschien is daar even de tijd voor nodig. Geef het ook die tijd.’

HR-Adviseur Gonnie de Leeuw van Claeren HRM: ‘Mensen zijn gewoontedieren. Waarschijnlijk werk je al jaren achter hetzelfde bureau. Trek dus niet te snel de conclusie dat je geen flexwerker bent, maar wacht ook zeker niet te lang om kenbaar te maken dat het niet voor jou werkt. Als het jouw werk negatief blijft beïnvloeden, dan moet je aan de bel trekken.’

3. Praat erover

Wat als je collega’s continu telefoneren of de hele dag kletsen? Of dit het geval is bij de mensen om je heen wanneer je thuis werkt? De Leeuw: ‘Luidruchtige of veel kletsende collega’s zijn er altijd binnen een organisatie en familieleden om je heen ook. Ook zonder flexplekken kan dat een probleem zijn. Als je hier veelvuldig last van hebt, is het belangrijk om dit ter sprake te brengen. Bespreek het wel altijd eerst met de betreffende persoon zelf en stap niet onmiddellijk naar de leidinggevende.’

Van Tilborg: ‘Niet iedereen heeft het van zichzelf door wanneer hij of zij hard praat. Probeer er afspraken met elkaar over te maken. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven waar is afgesproken dat je in dat geval een zacht balletje naar een luidruchtige persoon mag gooien. Zo maak je er een dolletje van. Niet iedereen zal echter van zo’n oplossing gediend zijn. Probeer er toch samen uit te komen. Daarnaast kan je manager in overleg met de facilitaire dienst wellicht kijken of er aparte spreekkamers ingericht kunnen worden. Moet een collega langdurig bellen of iets bespreken, dan kan hij of zij opstaan van de flexplek en apart gaan zitten. Daarnaast kun je een headset aanvragen voor de telefoon, zodat je tijdens het bellen minder wordt afgeleid door omgevingsgeluid.’

4. Houd de vinger aan de pols

Wees niet bang je collega’s aan gemaakte afspraken te herinneren. Baars: ‘Als flexplekken de norm zijn zoals nu, dan is het onontkoombaar dat je met elkaar afspraken maakt over “werkgeluiden”. Probeer dat vooraf en in gezamenlijkheid met elkaar te doen, zodat iedereen weet wat die werkafspraken zijn. Als je merkt dat er in de praktijk toch weer de klad in komt, maak het dan meteen bespreekbaar, bij de persoon zelf, of anders in een (digitaal) afdelingsoverleg.’

Van Tilborg: ‘Probeer zelf ook rekening te houden met je collega’s en je omgeving. Wanneer je met iemand overlegt, spreek dan zachtjes of stel voor om even elders te gaan staan, waar je je directe collega’s zo min mogelijk tot last bent.’

5. Maak een aanwezigheidsrooster voor je flexplek

Wat kun je verder doen? Baars: ‘Als je regelmatig een rustige werkplek nodig hebt, overweeg dan in samenwerking met collega’s of familieleden desnoods een soort aanwezigheidsschema op te stellen. Wie is er wanneer en wie heeft wanneer een rustige werkplek nodig? Misschien kun je ook nog wat schuiven met taken en bepaalde klussen “opsparen” tot het moment dat je weer op je rustige werkplek zit.’