Conference Call Etiquette

10 augustus 2016 Leave a comment

Gelukkig hoeven we tegenwoordig niet meer voor iedere zakenmeeting de deur uit, thank god for the conference call! Onmisbaar voor ons business ladies, want het scheelt ontzettend veel tijd. Helaas neigen we er nog te veel naar een dergelijke conference call minder serieus te nemen dan een face to face meeting en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Tijd voor een aantal belangrijke Conference Call Etiquette!

Wees te vroeg

Bel altijd een aantal minuten te vroeg in tijdens een conference call. Niemand wil de persoon zijn waar alle anderen op moeten wachten..

Mute

Zet je telefoon op ‘mute’ wanneer jij niet aan het praten bent om afleidende achtergrondgeluiden te vermijden.

Begin met je naam

Als het geen video-gesprek is, zorg dan dat je altijd eerst je naam uitspreekt voor je begint met wat je wilt zeggen, dit voorkomt verwarring.

Wees goed voorbereid

Dat de betreffende meeting niet face to face is, betekent niet dat het minder serieuze aangelegenheid is. Bereid de conference call altijd even goed voor als je zou doen voor een belangrijke meeting in real life.

Houd je volledige aandacht erbij

Tijdens een conference call zijn er natuurlijk vele potentiële afleidingen om je heen, documenten/objecten op je bureau, e-mail pop-ups op je scherm of eventuele collega’s die binnen kunnen lopen. Ga daarom altijd op een rustige plaats zitten, geef aan dat je niet gestoord wilt worden, sluit alle overige tabbladen op je computerscherm en zet je telefoon op stil. Er is niets zo onprofessioneel als een lichtelijk afgeleide gesprekspartner.

Benoem een gespreksvoorzitter

Iedere conference call zou een aangewezen gespreksvoorzitter moeten hebben. Deze persoon verzorgt vooraf de agenda die hij of zij rond laat mailen, houdt het gesprek centraal, volgt puntsgewijs de agenda en houdt de klok in de gaten. Dit houdt het gesprek centraal en georganiseerd.

Good luck with your next conference call!

xoxo

Team Lifestyle NWS