Helder zakelijk schrijven in 4 stappen

11 april 2017 Leave a comment

‘Uit onderzoek blijkt dat 30 tot 40 procent van de mensen een saaie en gecompliceerde tekst niet uitleest. Dat is wel het laatste wat je wilt’, vertelt taalspecialist Rien Schraagen, oprichter van Bureau Heldertaal. Beleidsplannen belanden zo vaak in een la. ‘Ik heb weleens gehoord dat maar 2 procent van deze beleidsnota’s wordt uitgevoerd. Misschien is dat percentage overdreven laag, maar een deel van deze nota’s wordt dus eigenlijk voor niets geschreven.’

1. Probeer geen indruk te maken

Volgens Schraagen gaat het vaak mis als je indruk wilt maken. ‘Je denkt dan dat je gewichtig moeten klinken.’ Een uitgever vroeg hem eens een wervende tekst te schrijven over een boek voor notarissen.Ik deed dat in verzorgde spreektaal. Dat vond hij maar niks. Het moest in “notaristaal” met gecompliceerde zinnen van vijftig woorden. Als experiment legden ze mijn tekst en de “notaristekst” voor aan twee groepen. De tekst in spreektaal gaf veel meer respons. Zo zie je maar. We zijn allemaal mensen en willen menselijk communiceren.’

2. Maak het tastbaar

Abstract schrijven en intussen weinig zeggen gebeurt veel, ervaart Schraagen. ‘Schrijf zo concreet mogelijk. “Integrale kwaliteitszorg en bevordering van de kwaliteit” klinkt indrukwekkend, maar als je dit soort containerbegrippen niet tastbaar maakt, heb je eigenlijk niets gezegd.’ Uitgangspunt van Schraagen: schrijven is praten met papier ertussen. ‘Je kijkt je lezer niet in de ogen, maar bedrijft wel psychologie op afstand. Schrijven is kijken met de ogen van de lezer. Verplaats jezelf in hem of haar.’

3. Neem de tijd

Volgens Schraagen hebben mensen vaak het gevoel dat een nota of brief in één keer af moet zijn. ‘Ze beginnen op vrijdagmiddag om drie uur, want dan hebben ze nog een gaatje en dan moet het af zijn om vijf uur. Je kunt dan geen afstand nemen en raakt verstrikt in je eigen visie. Faseer het schrijven: laat de tekst een tijdje liggen en loop hem dan nog eens door.’

4. Breng je lezer in beweging

Soms kúnnen teksten gewoon niet al te helder zijn. Schraagen: ‘Bij beleidsnotities begeef je je in een mijnenveld: hoe helder kun je schrijven? Vaak spelen allerlei belangen mee. Schrijf je wat de wethouder wil horen? Wat zijn je mogelijkheden? Taal is een veelzijdig instrument waarmee je allerlei soorten muziek kunt spelen, dus zo’n beleidsnota moet de juiste toon treffen. Je kunt best suggesties doen, zonder dwingend te zijn. In een stuk aan de directie hoef je niet 100 procent duidelijk te zijn, maar je kunt je advies wel voor 60 procent laten doorschemeren. De kern is: schrijven is verleiden met woorden.’