Zakelijk mailen naar onbekenden

9 maart 2020 Leave a comment

Als ondernemer is het ontzettend belangrijk om te netwerken en contacten op te bouwen met andere ondernemers en bedrijven. Zakelijk mailen naar totaal onbekenden kan echter nog wel eens lastig zijn. Hoe kun je dit nu het beste aanpakken en waar moet je op letten? Lifestyle NWS geeft tips!

Houd het kort en bondig

Na het lezen van de titel van de mail moet al duidelijk zijn waar de mail over gaat. Houd de tekst kort en bondig, details kunnen later altijd nog gegeven worden. Je kunt wel links toevoegen naar verdere relevante informatie. Is je mail af? Lees het dan nog eens kritisch door en vraag jezelf af of de tekst voldoende nieuwsgierig maakt.

Gebruik namen en spel ze juist

Je moet er vanuit gaan dat de ontvanger van jouw mail dagelijks tientallen mails moet doorploeteren. Zou jij aandacht besteden aan een mail van iemand die je niet kent en waarin je naam ook nog eens verkeerd gespeld is? Nee, dit getuigt van pure desinteresse, delete! Spreek de geadresseerde altijd aan met zijn of haar naam (dit maakt het persoonlijk) maar zorg er alsjeblieft voor dat je goed gecheckt hebt of de spelling klopt. Dit geldt overigens ook voor de rest van de tekst. Meerdere spelfouten in een mail van een onbekende? Dan zijn wij al afgehaakt, ongeacht wat de boodschap is.

Doe research

Weet wie je mailt, een naam alleen is niet genoeg. Verdiep je in de persoon door even de tijd te nemen en hem of haar te googelen. Wat doet deze persoon precies, wat is de functie, wat heeft hij of zij hiervoor gedaan? Refereer hier vervolgens naar in je mail, dit komt geïnteresseerd, betrouwbaar en belezen over.

Leg een persoonlijke link

Een mail van een onbekende komt al snel algemeen, standaard en onpersoonlijk over. Weet je iets persoonlijks over deze persoon? Hebben jullie een gezamelijke kennis die jou de contactgegevens heeft gegeven of weet je iets over zijn of haar vakantie/huisdieren/kinderen? Refereer hiernaar in je mail. Dit maakt het persoonlijker en zorgt ervoor dat de ontvanger van je mail eerder het gevoel heeft dat hij of zij toch even op je mail moet reageren.

Geef subtiele complimenten

Jij benadert deze persoon omdat je het leuk vindt wat hij of zij doet en een samenwerking zoekt. Benoem dit ook in je mail! Dit kweekt goodwill en van een beetje egostrelen is nog nooit iemand slechter geworden;)

Zit er subtiel bovenop

Een mail van een onbekende heeft nou eenmaal geen prioriteit. Heb je na 3 dagen nog geen antwoord ontvangen? Dan kun je een beleefde reminder sturen. Het kan zijn dat de mail wel gelezen is maar dat de betreffende persoon vergeten is te antwoorden, een reminder kan voor dat laatste zetje zorgen. Geen reply na een tweede reminder een week later? Leg je erbij neer, het enthousiasme voor een samenwerking moet wel van beide kanten komen.

Maak een afspraak

Wees niet bang om een afspraak in te plannen met iemand die je niet kent. Stel het liefst in de eerste mail al concreet een of twee data voor. Is de persoon druk? Stel dan een telefonische afspraak voor. Persoonlijk contact middels een telefoongesprek of een face to face meeting werkt altijd het beste.