Zo ga je met een wisselende werkdruk om

2 augustus 2018 Leave a comment

Als je afhankelijk bent van je opdrachtgevers, en soms willen die allemaal tegelijk iets van je. Hoe ga je met deze wisselende werkdruk om? Zijn er manieren om je werkdruk beter te spreiden?

Verschuif minder dringende opdrachten

Wat doe je als je vol zit, maar er hangt toch een heel belangrijke klant aan de lijn? ‘Voor sommige klanten kan een “nee” reden zijn om dan voor een andere leverancier te kiezen’, zegt Jurist Irene van Hest van FNV Zelfstandigen. ‘Probeer daarom eerst te polsen hoe belangrijk het voor de klant is dat de opdracht op een bepaald moment is afgerond.’

Je kunt eventueel kijken of er ruimte zit in de deadline van andere opdrachten. Probeer de deadline van bestaande opdrachten te heronderhandelen. ‘Zeg in ieder geval niets toe waarvan je zeker weet dat het niet gaat lukken.’

Doe geen loze beloften

Kan het verstandig zijn een klant te zeggen dat je over een bepaalde tijdsperiode aan de opdracht kan beginnen? ‘Het is altijd verstandig om openheid te geven tegenover opdrachtgevers’, zegt bestuurslid Leo Kits van Stichting ZZP Nederland. ‘Als je een deadline niet haalt, dan is dat funest voor je betrouwbaarheid. Wees dus open en eerlijk. Niemand heeft iets aan beloftes die niet waargemaakt kunnen worden.’
Van Hest: ‘Een klant heeft er meer aan om te weten waar hij of zij aan toe is, dan om aan het lijntje gehouden te worden.’

Zzp-coach Debby Smit van Smit Training & Coaching: ‘Laat je niet opjagen door je klant. Klanten willen altijd hun opdracht snel klaar hebben, maar wat niet kan, dat kan niet. Klanten hebben er meer begrip voor als je duidelijk bent, dan dat jij aangeeft er mee aan de slag te gaan en zij na een aantal weken nog niks hebben gehoord.’

Werk samen

Kan het helpen om samen te werken met andere zzp’ers? Smit: ‘Als je het structureel te druk hebt, zou je er inderdaad voor kunnen kiezen samen te gaan werken. Maar je kunt ook opdrachten afstoten. Samenwerken kost namelijk ook tijd, omdat je moet overleggen en terugkoppelen.’

Van Hest: ‘Door samen te werken met andere zzp’ers kun je taken verdelen, dus in die zin kan het zeker een goede reden zijn om samen te werken met andere zzp’ers. Het biedt ook een kans om datgene te doen waar jij goed in bent, aangenomen dat jullie kwaliteiten goed op elkaar zijn afgestemd.’

Verbeter je timemanagement

Je kunt je productiviteit onder meer verhogen door een vast dagritme te kiezen. Van Hest: ‘Opwerken tegen deadlines vindt maar al te vaak zijn oorzaak in het vooruitschuiven van vervelende klussen. Stel geen taken uit die al gedaan kunnen worden.

Als je in een drukke periode nog oude facturen moet inboeken, dan bezorg je je zelf nog meer stress dan je al had. Je kunt je werkdruk constanter maken door een planning te maken en door deze tijdig te wijzigen als zaken anders lopen dan verwacht. Ook kun je werken aan je timemanagement: doe een opdracht als je er tijd voor hebt, en wacht niet tot vlak voor de deadline. Het is natuurlijk soms lastig om je te motiveren voor een vervelende klus als het nog niet echt nodig is, maar het levert je uiteindelijk minder stress op.’

Gebruik rustige perioden voor onderhoud en vernieuwing

Hoe kun je je tijdens rustige perioden voorbereiden op drukke periodes? Kits: ‘Je kunt die tijd gebruiken om ervoor te zorgen dat de randvoorwaarden voor je ondernemerschap goed geregeld zijn, bijvoorbeeld door verzekeringen af te sluiten of ervoor te zorgen dat je het juiste materiaal hebt om mee te werken.’

Van Hest: ‘Je kunt in ieder geval tijdens rustige perioden zorgen dat je administratie op orde is, dat je al het benodigde aan acquisitie hebt gedaan, je website up-to-date is en andere losse eindjes zijn weggewerkt.’

Werk je zelf niet over de kop

Probeer je energievoorraad op peil te houden. Van Hest: ‘De belangrijkste valkuil is wel om tijdens drukke periodes jezelf geen rust te gunnen. Niemand vaart hier wel bij. Las bewust een korte pauze in voor een lunch en werk geen nachten door, tenzij het echt niet anders kan. Je bent productiever als je uitgerust bent.’

Vergeet niet om af en toe te luieren

Raak niet meteen in paniek als het tijdelijk rustig is. Smit: ‘Blijf rustig in drukke periodes en geniet van de rust in rustige periodes. Hoe langer je als zzp’er bezig bent, hoe meer je ontdekt wat je drukke en rustige perioden zijn. Daar kun je uiteindelijk op in gaan springen, bijvoorbeeld door op het juiste moment op vakantie te gaan. Daardoor kun je ook stressvrij van een rustige periode genieten, omdat je weet dat het in de periode heel normaal is.’